Il servizio è rivolto a tutti i cittadini interessati a ottenere l'autenticazione della sottoscrizione.

L'autenticazione di firma consiste nell'attestazione da parte del dipendente addetto a ricevere la documentazione come un notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione.

Le competenze del funzionario incaricato dal Sindaco in materia di autentica di firma sono eccezionali e derivano da norme che gli attribuiscono precise e specifiche facoltà. In altri termini, il funzionario comunale può intervenire solo nei casi in cui la legge lo consente e per gli atti dalla stessa specificati.

Ai sensi del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa il dipendente incaricato dal Sindaco è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale come manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private, impegni futuri, conferimenti di poteri di rappresentanza ad altri soggetti né concretizzare una procura.

L'autenticazione della sottoscrizione come sopra descritta rimane per casi residuali in quanto le istanze e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici esercizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità; quindi non si devono più autenticare.

L'autentica della sottoscrizione continua ad essere necessaria nei casi in cui l'istanza o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà è presentata al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici:

• istanze e dichiarazioni sostitutive di atto notorio presentate per la riscossione di benefici economici da parte di terzi come le deleghe alla riscossione;
• istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto notorio presentate ai privati come banche o assicurazioni.

Gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione comprese le pensioni estere devono essere redatti in lingua italiana.

Il servizio è reso presso gli sportelli dei Servizi demografici e statistica al cittadino che si presenta con documento d'identità in corso di validità.

I costi dipendono dall'uso del documento da autenticare.
L'autentica è ordinariamente soggetta all'imposta di bollo fin dall'origine e quindi occorre munirsi di marca da bollo da 16 euro, a cui si aggiungono i diritti di segreteria di € 0,52.

Nel caso la legge preveda l'esenzione dall'imposta di bollo per l’uso particolare cui è destinato l’atto - causa di esenzione che deve essere indicata dall’utente - i diritti di segreteria sono di € 0,26.

Autenticazione della sottoscrizione

Il rilascio è immediato, fatta eccezione per l'autentica della firma in caso dei passaggi di proprietà di imbarcazioni e aeromobili: gli interessati devono depositare all'operatore di sportello i documenti relativi e l'autentica è effettuata entro il primo giorno lavorativo successivo il deposito della documentazione.

Ai sensi dell'art. 2 comma 9 bis della Legge n. 241/1990 in caso di inerzia nella conclusione del procedimento, titolare del potere sostitutivo è il Dirigente dell’Area.

Solo in caso di inattivazione del Dirigente provvede in sostituzione il Segretario generale.

Sottoscrizione di ciechi e di chi non sa o non può firmare

In caso di cecità si applica la LEGGE 3 febbraio 1975, n. 18 Provvedimenti a favore dei ciechi. La persona maggiorenne non vedente che non sia inabilitata o interdetta è a tutti gli effetti giuridici capace di agire e può quindi sottoscrivere personalmente qualsiasi atto senza alcuna assistenza. Tuttavia può anche farsi assistere da persona di fiducia; in tal caso, dopo la sua firma, firmerà anche la persona che lo assiste in qualità di testimone.

Se l'assistenza è stata prestata anche per la redazione dell'atto, dopo la firma del non vedente, l'assistente apporrà la propria firma preceduta dalle parole partecipante alla redazione dell'atto.

Il non vedente che non è in grado di firmare può apporre un segno di croce. Se non è in grado, ne viene fatta menzione sul documento con la formula impossibilitato a sottoscrivere; in questo caso si rende necessaria la sottoscrizione di due persone di fiducia del non vedente.

Per impedimento alla sottoscrizione per motivi diversi dalla cecità, chi non sa o non può firmare o si trovi in una situazione di impedimento temporaneo, si fa riferimento all'articolo 4 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa..

La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo per ragioni di salute può essere sostituita da una dichiarazione resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o in mancanza di questi da un altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.

Queste disposizioni non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.