Il servizio è rivolto a tutti i cittadini interessati a presentare documenti al comune.

L'ufficio si occupa di registrare la corrispondenza in entrata del Comune che perviene in modalità analogica mediante servizio postale o consegna da parte degli utenti; registra anche la corrispondenza del Comune proveniente da canali informatici come mediante email o PEC.

L'ufficio si occupa anche della spedizione della corrispondenza in partenza di tutti i servizio comunali.

Per inoltrare domande e presentare documenti al Comune ci sono diverse possibilità:

• consegna diretta allo sportello di protocollo sito al piano terra del Municipio di viale A. De Gasperi, 124 (dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 13:30; i pomeriggi di martedì e giovedì dalle 16 alle 18:30) 
• invio tramite casella di posta istituzionale (non certificata) comunesbt@comunesbt.it allegando una scansione sia della domanda con firma autografa sia di un documento di identità di chi firma. 
• invio all'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del Comune protocollo@cert-sbt.it . In questo caso l'inoltro del documento ha validità giuridica solo se effettuato a sua volta da un indirizzo di PEC.

Qualora il documento da inviare per posta elettronica non sia firmato digitalmente, occorre allegare una scansione sia del documento con firma autografa sia di un documento di identità di chi firma.

In caso di domande che richiedono la marca da bollo non presentate a mezzo posta o allo sportello, è obbligatorio assolvere all'emissione della stessa per consentire l'avvio del procedimento da parte dell'Ente.

L'ufficio invia per posta elettronica all'indirizzo indicato dall'utente la ricevuta di avvenuta protocollazione del documento e quindi non rilascia copie dei documenti presentati. Se l'utente necessita di copia cartacea, deve esibire una copia su cui sarà apposta l'etichetta con i dati identificativi dell'atto (numero, data e classificazione di protocollo). 

Registrazione al protocollo del comune del documento trasmesso.

Per i documenti presentati allo sportello la registrazione è immediata con rilascio contestuale di ricevuta. Per i documenti presentati mediante invio telematico (email o PEC) la ricevuta è consegnata direttamente nella casella email o PEC del mittente.

Ai sensi dell'art. 2 comma 9 bis della Legge n. 241/1990 in caso di inerzia nella conclusione del procedimento, titolare del potere sostitutivo è il Dirigente dell’Area.

Solo in caso di inattivazione del Dirigente provvede in sostituzione il Segretario generale.

Il Manuale di gestione documentale del comune regolamenta l'attività del servizio.